Dentro de los campos administrativos que tiene una empresa, uno de los departamentos más importantes es la nómina, ya que es el que se encarga de hacer los pagos oportunos a los empleados y las entidades que los respaldan. Es de suma importancia llevar un control sobre los movimientos que se hagan mes a mes, disminuyendo así el margen de error. Sin embargo, las empresas no están exentas de equivocarse realizando una liquidación de nómina, para que esto no le suceda, le presentamos los 4 errores comunes que se deben evitar para hacer un excelente pago de nómina a sus empleados:
- No revisar la Nómina antes de pagar: este error implica pasar por alto todas las eventualidades que se puedan presentar dentro del periodo a liquidar (quincenal o mensual) exponiéndose la empresa a reclamos por parte de los empleados, así como un mal cálculo de las prestaciones sociales, entre otros.
- Asignar incorrectamente EPS, Caja de compensación, ARL y fondo de pensiones: Este error tiene como consecuenciagenerar de manera errónea el pago de salario y de la seguridad social del trabajador, haciendo que se desvíen las transacciones a entidades equivocadas, generando mora por el no pago en la entidad adecuada, así como responder en caso alguno la empresa por gastos médicos y toda contingencia que sufra alguno de los empleados si se pasa por alto alguna afiliación a una ARL.
- No llevar un registro de Novedades: si la empresa no lleva un registro de novedades tales como ausentismos, incapacidades, suspensiones entre otros, está expuesta a un mal cálculo de nómina, afectando directamente el número de días laborados de los empleados, disminuyendo así el salario devengado del periodo a liquidar del mismo.
- Dejar pasar las fechas límites de pago de nómina: No pagar la nómina dentro de las fechas establecidas, así como la seguridad social y las prestaciones sociales, entre otros pagos que está obligada cualquier empresa, trae consigo una serie de sanciones por las entidades reguladoras como la UGPP.
Generalmente errores como los planteados, suelen suceder a empresas que todavía no suelen manejar herramientas de nómina que les permita agilizar procesos y disminuir ese porcentaje de error dentro de la nómina.
Una herramienta apropiada es la aplicación web Nómina Ya, la cual les permite a las pequeñas y medianas empresas tener una mayor agilidad y exactitud en el cálculo de la nómina de acuerdo a la normatividad local vigente, reduciendo significativamente los procesos internos de las diferentes empresas.