El archivo pila (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes), es un documento que ayuda a la empresas o personas a liquidar y pagar los aportes al Sistema de Protección Social, como lo son EPS, AFP, ARL, CCF, ICBF, SENA, ESAP, MINEDU, de manera integrada y mediante un solo pago. Esta planilla única se liquida teniendo en cuenta varias condiciones, como lo son de tipo cotizante (Dependiente, Independiente, Servicio doméstico, pensionado, estudiante, madre comunitaria, etc.), IBC reportado, Novedades mensuales, entre otras.
Para el 10 de diciembre del presente año se deben tener establecidos ya ciertos cambios que los presenta la Resolución 2388 de 2016, donde cuatro de ellos ya deben estar establecidos desde el mes de julio de este mismo año, los cuales son:
Nuevo tipo de cotizante: Pensionado aporte voluntario a salud, los cuales tienen en trámite su pensión y desean hacer un aporte voluntario como independiente al Sistema General de Seguridad Social en Salud.
Planilla N sin pago para independientes: donde los trabajadores independientes pueden hacer reporte de novedades de retiro, en 5 días hábiles siguientes al mes donde se presenta dicha novedad., sin realidad ningún pago.
Aportes a Salud de cotizante con la condición de Colombianos en el exterior: si el cotizante y su grupo familiar reside o se encuentra en el exterior, el aporte al Sistema General de Seguridad Social en Salud debe ser cero y cotizar en los otros sistemas de acuerdo al cotizante que corresponda.
Cotización por días para independientes: cuando se reporte novedades de ingreso, el valor del IBC (Ingreso Básico de Cotización), teniendo presente que dicho valor no puede ser inferior a la proporción de 1 SMLV.
En diciembre los cambios pertinentes, en los cuales se han venido trabajando durante estos 6 meses y los cuales deben quedar establecidos este mes son:
Nuevo Tipo de Documento: Salvoconducto de Permanencia, el cual aplica para los aportantes y cotizantes.
Actualización de Datos Aportantes: de manera obligatoria los aportantes deben actualizar sus datos en los meses de Enero y Julio de cada año, esto es un requisito para generar las liquidaciones desde el operador.
Validación de Nuevos Listados: fortalecer la validación de datos por medio de los siguientes listados, Entidades Regímenes Especial, Cooperativas de Trabajo Asociado, Entidades Beneficiarias del Sistema General de Participaciones, Cotizantes Régimen Exceptuado en Pensiones.
Nuevas Validaciones: en las diferentes planillas hay cambios en las validaciones, por lo tanto se deben tener presente a la hora de diligenciar la planilla.
Validación de Ingreso y Retiro: Aquí se brinda la información al aportante, de los empleados que NO estén reportados en la planilla actual y de los cuales no se reportó novedad de retiro el mes anterior, y de los empleados que están REPORTADOS en la planilla actual, pero a los cuales no se les presentó novedad de ingreso en el mes anterior.
Ajuste Novedad de Vacaciones: esta novedad podrá ser reportada con valores como vacaciones o licencia remunerada.
Ajuste Novedad de Ingreso y Retiro: se podrá reportar novedad de ingreso o retiro a la Caja de Compensación Familiar, por medio del Valor C.
Nuevos Campos en La Estructura del Archivo Plano: se agregan nuevos campos los cuales ampliarán la estructura del archivo plano y tendrán alto impacto en la generación de liquidaciones.
Aportes para Cotizantes Profesores durante periodos no escolares: se debe hacer aportes de Salud y Pensión de manera obligatoria y reportar novedades de vacaciones.
Aportes para Cotizantes 43: su aporte de Salud y Pensión es obligatoria y la liquidación y pago se sigue realizando por medio de un tercero.
Aportes durante Suspensión del Contrato para trabajadores de la Fiscalía: La tarifa debe ser completa del 12,5%y 16% para Salud y Pensión respectivamente.
Tablas de Coherencia de Datos: Aquí se encuentran todas las combinaciones que existen para el Sistema de Seguridad Social.
Longitud Campo Tipo de Aportante: aquí se aumenta dos caracteres.
Formas de Presentación: Se eliminan las formas Dependencia y Consolidado.
Ajuste Cotizante 51: aquí el trabajador tiempo parcial no tiene la condición de pertenecer al régimen subsidiado.
Ajuste Planilla Tipo N: se incluirá la opción para corregir tipo y subtipo de cotizante.
Ajustes Planilla Tipo J: se eliminará la condición de uso exclusivo para reintegros, permitiendo hacer pagos parciales o totales.
Ajustes Planilla N Sin Pago: Al reportar cotizantes dependientes en esta planilla, sólo se podrán incluir novedades de ingreso y retiro.
Ajuste Cotizante 47: este cotizante deberá realizar aporte obligatorio a Parafiscales.
Ajuste Validaciones IBC vs. Salario: ya no se tendrá que realizar la validación entre IBC y el Salario de cada cotizante.
Cronología de Novedades: no habrá orden cronológico en el reporte de las novedades, pues al reportar las fechas desde y hasta, estas determinarán la cronología de las novedades.
Ajuste al Reportar Novedades: siempre que se reporte una novedad, los días cotizados, los IBC de Salud, Pensión y Riesgo deben ser iguales.
Ajuste Novedades VST y VSP: cuando se presente VST y VSP en un periodo donde haya alguna novedad de ausencia, por 30 días o total de días cotizados, se debe hacer un registro independiente.
Cada uno de los puntos mencionados anteriormente desde el mes de julio hasta diciembre, deben llevarse a cabo en el archivo pila para empresas o personas independientes y así no tener inconvenientes con los aportes que se realicen al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales.
